AVISO DE PRÁCTICAS DE PRIVACIDAD - Olathe Health

Este aviso describe cómo su información médica puede ser usada y dada a conocer (divulgada) y cómo puede usted tener acceso a esta información.

¡POR FAVOR  LEA CUIDADOSAMENTE!

Fecha de vigencia: 14 de abril de 2003
Fecha de revisión: 13 de agosto de 2013

Este “Aviso” describe las practicas de privacidad del Olathe Health y cómo podemos usar y divulgar su información de salud protegida. Olathe Health incluye a Olathe Health, Olathe Medical Center Inc., Miami County Medical Center, Inc., Olathe Health Physicians, AuBurn Pharmacy y su personal medico miembro participante del Organized Health Care Arrangement.

Este Aviso describe nuestras responsabilidades requeridas por la ley y sus derechos de tener acceso y control a su  información de salud protegida.  La Información de Salud Protegida” (“Protected health information” PHI en ingles) es la información sobre usted, incluyendo la información demográfica que puede identificarle, y que se relaciona con su salud, condición física o mental pasada, presente o futura, así como, los servicios médicos relacionados.

Una explicación de esta información y cómo se usa y se difunde se proporciona en las siguientes páginas.

Responsabilidades Del Olathe Health

Olathe Health es requerido por ley a:

  • Mantener su información de salud privada y solo divulgarla cuando sea requerido por ley;
  • Darle este aviso que detalla nuestras responsabilidades legales y prácticas privadas en conexión con sus expedientes médicos; y
  • Obedecer las disposiciones referidas en este aviso.

Olathe Health, su fuerza trabajadora y médicos profesionales que trabajan bajo el control de esta entidad,  pueden tener acceso y compartir información médica para tratamiento, pago y actividades de atención médica descritas en este aviso.

No usaremos, ni divulgaremos su información de salud sin su autorización escrita, excepto según lo explicado en este aviso o como requerido por ley.  Algunas leyes pueden requerir que divulguemos su información de salud sin su autorización escrita y estamos obligados a cumplir con estas leyes.

Si usted consulta a un médico o a un proveedor del cuidado de salud en su oficina particular, políticas o prácticas diferentes aplican.  Usted puede pedirles una copia del aviso de prácticas de privacidad que ellos usan.

Como Podemos Usar y Divulgar Su Información Médica

Para Tratamientos Médicos: Nosotros podemos usar su información de salud para proporcionarle tratamientos o servicios médicos.  Podemos divulgar (difundir) su información de salud a sus doctores, enfermeras, técnicos, terapistas, estudiantes y otros empleados o personal involucrados en su cuidado médico. Por ejemplo: un doctor que lo atiende por una fractura de hueso puede que necesite saber si usted tiene diabetes, porque esta es una enfermedad que puede retrasar el proceso curativo.  Los proveedores del cuidado de salud también pueden compartir su información de salud para poder coordinar los diferentes servicios que usted pueda necesitar; como, por ejemplo, recetas médicas, análisis de laboratorio y radiografías.  Asimismo, nosotros podemos divulgar su información de salud a personas fuera de nuestra organización para poder hacer arreglos para su asistencia médica continua o servicios de apoyo.

Para el pago: Su información de salud protegida puede ser usada cuantas veces sea necesario para poder facturar o recibir pago por sus recetas.  Esto puede incluir, pero no se limita a, la comunicación con las compañías de seguros, las organizaciones de revisión médica y otros proveedores del cuidado de salud.  Por ejemplo, podemos usar y divulgar su información para que el tratamiento y servicios que usted recibió puedan ser facturados y poder solicitar pago de usted, de una compañía de seguros o de terceros.  Podemos, también, informarle a su seguro médico sobre un tratamiento que usted va a recibir para así poder obtener su aprobación previa o determinar si su plan cubrirá el tratamiento. 

Para las Actividades de Atención Médica: Nosotros podemos usar o divulgar su información de salud protegida para ayudar a las actividades administrativas que se consideran necesarias para el funcionamiento de nuestras operaciones del cuidado de la salud.  Asimismo, esta información puede ser usada para revisar nuestros servicios para mejorar la calidad y efectividad de la atención que ofrecemos.  Por ejemplo, podemos usar su información de salud para revisar nuestros tratamientos y servicios, y evaluar el desempeño de nuestro personal al atenderlo.  También podemos compartir su información con nuestros asociados de negocios quienes realizan varias actividades en nuestro nombre, tales como asociaciones de acreditación, solicitudes de satisfacción del paciente, servicios legales y otros.

Personas Involucradas en su Cuidado Médico o en el Pago por el Servicio:
Podemos divulgar su información de salud a su familia o amigos o a cualquier otra persona referida por usted cuando estén involucrados en su cuidado médico o en el pago por el servicio.  Solamente divulgaremos la información de salud que esté relacionada, directamente, con su cuidado de salud o pago por el servicio. Podemos también usar o divulgar su información de salud para notificar o asistir en la notificación de un miembro de la familia, de un representante personal, o de otra persona responsable de su cuidado, de su localización, de su condición general o defunción. Si lo podemos contactar, tendrá la oportunidad de oponerse a la difusión de esta información y no divulgaremos la información si usted se opone.  Si no lo podemos contactar, determinaremos si la difusión de la información a su familia o amigos convendrá a sus intereses, procediendo a divulgar, solamente, la información que se relacione, directamente, con aquello que pueda implicar a dichas personas en su cuidado  médico.  Cuando la ley lo permita o requiera, podemos coordinar nuestros usos y prácticas de divulgaciones de su información de salud con las entidades públicas o privadas autorizadas para asistir en casos de desastres o catástrofes. 

Registro de Información sobre el Paciente:
Si usted es un paciente de algunos de nuestros hospitales, nosotros podemos dar alguna información de tipo general (sobre el lugar donde se encuentra y su estado en general) a las personas que nos den su nombre y pidan saber de usted.  También podemos informar sobre la religión que profesa con algún miembro de nuestra consejería espiritual.  Toda esta información aparece en el “Registro de Información sobre el Paciente”.  Si usted no desea figurar en este registro, notifíqueselo a la oficinista encargada de admisiones en el momento de ser admitido al hospital.

Recordatorios de Citas y Comunicaciones sobre Tratamientos: Podemos contactarlo por teléfono, por correo o por medios electrónicos para recordarle que tiene una cita para un tratamiento o atención médica.  También podemos contactarlo por teléfono, por correo o por medios electrónicos con respecto a los resultados de una prueba, para recordarle que sus recetas están listas para que las recoja o para darle información de algún tratamiento. Asimismo, podemos dejar un mensaje breve en su máquina contestadora/sistema de voicemail a menos que usted nos diga lo contrario.  Vea también en este aviso el “Derecho a Solicitar Comunicaciones Alternas”.

Alternativas de Tratamiento, Beneficios y Servicios Relacionados con la Salud:
Podemos usar y divulgar información de salud, para informarle o recomendarle sobre diferentes opciones de tratamiento o alternativas y beneficios de salud, así como servicios ofrecidos por nuestra organización que puedan ser de su interés.

Actividades para Recaudar Fondos:
La Fundación Benéfica del Centro Médico de Olathe (Olathe Health Charitable Foundation – OMCCF en inglés)  puede contactarlo en un esfuerzo de recaudar fondos para la organización y sus operaciones.  Usted puede optar por dejar de recibir información pro-fondos.

Investigación: Podemos usar y divulgar su información de salud para propósitos de investigación. Generalmente, procederemos de esta manera, después que el proyecto  haya sido aprobado a través de un proceso de aprobación de la investigación. También podemos divulgar su información de salud a personas que están preparándose para conducir un proyecto de investigación, por ejemplo, para ayudarlos a buscar pacientes con necesidades específicas de salud, siempre y cuando la información de salud que ellos revisen no salga fuera de nuestras instalaciones.

Según los Requisitos de Ley:
Divulgaremos su información de salud cuando sea requerido por la ley federal, estatal o local.

Para Evitar una Amenaza Seria a la Salud o a la Seguridad: Podemos usar y divulgar su información de salud cuando sea necesario para prevenir una amenaza seria a su salud y seguridad, o a la salud y seguridad de otra persona o del público en general.  Sin embargo, cualquier divulgación solo será proporcionada a alguien capaz de prevenir la amenaza.

Situaciones Especiales (Otros usos y divulgaciones que no requieren autorización.)

Donación de Órganos y Tejidos: Podemos divulgar información de salud a las organizaciones encargadas de recibir y almacenar órganos y transplante de órganos, ojos o tejidos, o a un banco de donación de órganos, cuando y como sea necesario, para facilitar la donación y transplante de órganos o tejidos.

Militares y Veteranos de Guerra: Si usted pertenece a las fuerzas armadas, podemos divulgar su información de salud cuando sea requerido por las autoridades de comando militar.  También podemos divulgar la información de salud de personal militar extranjero a la autoridad militar extranjera pertinente.

Empleadores:
Podemos proporcionar su información de salud a su empleador, si le brindamos servicios médicos a petición de su empleador, y estos se proporcionan ya sea, para conducir una evaluación relacionada con la vigilancia médica del lugar de trabajo.  Cualquier otra información a su empleador será dada, solamente, si usted da una autorización específica para que ello ocurra.

Compensación Laboral:
Podemos divulgar su información de salud para programas de compensaciones laborales o similares.  Estos programas proporcionan beneficios por lesiones o enfermedades relacionadas con el trabajo.

Actividades de Salud Pública:
Podemos divulgar su información de salud para propósitos de actividades de salud pública.  Estas actividades, generalmente, incluyen lo siguiente:

  • Para prevenir o controlar alguna enfermedad, lesión o incapacidad (ejemplo: registros de enfermedad o de trauma);
  • Para reportar nacimientos y muertes;
  • Para reportar abuso o negligencia;
  • Para reportar reacciones a medicamentos o problemas con productos;
  • Para notificar a la gente de que los productos que pueden estar usando, han sido retirados del mercado;
  • Para notificar a una persona que pudo haber sido expuesta a una enfermedad o a una afección.
  • Para proporcionar PHI (Información de Salud Protegida) a los fabricantes de aparatos médicos (en caso de que un dispositivo médico se requiera para su cuidado) que necesiten contactarlo en relación con dicho dispositivo. 

Supervisión de Actividades de Salud: Podemos divulgar información de salud a una agencia del gobierno que supervise actividades de salud autorizadas por ley.  Estas actividades de salud incluyen, por ejemplo, auditorias, investigaciones, inspecciones y verificación de permisos y licencias.  Estas actividades son necesarias para que el gobierno supervise el sistema de salud, programas del gobierno, funciones que otorgan licencias, y conformidad con las leyes de los derechos civiles.

Procedimientos Judiciales y Administrativos: Podemos divulgar su información de salud en respuesta a una orden de la corte o tribunal administrativo.  También podemos divulgar su información de salud en respuesta a una citación, a un requerimiento legal de exhibición de documentos o información u otro proceso legal, pero solamente si se ha hecho lo posible para informarle sobre tal solicitud o para obtener una orden de protección legal para la información solicitada.

Cumplimiento de la Ley: Podemos divulgar la información de salud si un oficial de la ley lo pide:

  • En respuesta a una orden de la corte, una citación, a una orden de registro, un citatorio o proceso similar;
  • Para identificar o localizar a un sospechoso, fugitivo, testigo material, o a un desaparecido;
  • Para saber sobre la víctima de un crimen pero bajo ciertas circunstancias limitadas;
  • Para saber sobre una muerte que creemos puede haber sido el resultado de una conducta criminal; y
  • Para saber sobre una conducta criminal en nuestras instalaciones.

Jueces de Instrucción, Médicos Forenses y Directores de Funerarias: Podemos divulgar la información de salud a un juez de instrucción o a un médico forense.  Esto puede ser necesario, por ejemplo, para identificar a una persona fallecida o para determinar la causa de la muerte.  También podemos divulgar la información de salud de pacientes a los directores de las funerarias cuando y como sea necesario para que realicen sus funciones. 

Seguridad Nacional y Actividades de Servicios de Inteligencia: Podemos divulgar su información de salud a los oficiales federales autorizados de los servicios de inteligencia, de contraespionaje y otras actividades de seguridad nacional autorizadas por la ley.

Servicios de Protección para el Presidente y Otros: Podemos divulgar su información de salud a los oficiales federales autorizados para que proporcionen protección al Presidente, a otras personas autorizadas, o a jefes de naciones extranjeras o para conducir investigaciones especiales.

Presos: Si usted es un preso de una institución correccional o bajo custodia de un oficial de la ley, nosotros podemos divulgar su información de salud a la institución correccional o al oficial de la ley.  Esta divulgación podría ser necesaria: 1) Para que la institución le proporcione atención médica; 2) Para proteger su salud y seguridad o las de otros; ó 3) Para la seguridad y la protección de la institución correccional.

Otros Usos y Divulgaciones

Otros usos y divulgaciones de su información de salud no cubierta en las secciones anteriores de este aviso serán hechos solamente con su permiso o autorización por escrito.  Por ejemplo: si nosotros recibiéramos directa o indirectamente un beneficio financiero por el uso o divulgación de su PHI (Información de Salud Protegida) para propósitos de marketing o venta de su PHI (Información de Salud Protegida), su autorización por escrita es requerida.

Si usted nos ha dado permiso para usar o divulgar su información de salud usted puede también revocar esa autorización, por escrito, en cualquier momento.  Una vez que usted revoque su autorización, no usaremos o divulgaremos la información sobre usted por las razones cubiertas por esa autorización pero no podemos retractarnos o revertir cualquier uso o divulgación ya realizada con su permiso.

Sus Derechos

Aunque su expediente medico es físicamente de propiedad del hospital o proveedor que la creó, la información en él contenida le pertenece.  Usted tiene los siguientes derechos con respecto a la información de salud que mantenemos:

Derecho a Solicitar Restricciones:
Usted tiene el derecho a solicitar restricciones (limitaciones) en la información de salud que usamos o que divulgamos sobre usted, respecto de su tratamiento, pago o actividades de atención médica.  Para solicitar restricciones, usted debe llenar el formulario “Solicitud para Restricciones Privadas (en inglés “Request for Privacy Restrictions”) y enviarlo al oficial de privacidad (en inglés Privacy Contact).  No estamos obligados a acceder a su solicitud excepto como se describe a continuación.  Si aprobamos su petición, se lo haremos saber por escrito, y cumpliremos con ella a menos que la información se necesite para darle tratamiento de emergencia o sea requerida por ley.

Derecho a Restringir ciertas Divulgaciones de Información de Salud Protegida a Plan de Seguros: Usted tiene el derecho a restringir ciertas divulgaciones de Información de Salud Protegida a un plan de seguro cuando usted haya pagado en su totalidad por el artículo o servicio de cuidado de salud que usted desea restringir. Para solicitar esta restricción, usted debe llenar el formulario “Solicitud para Restricciones Privadas (en inglés “Request for Privacy Restrictions”).

Nosotros cumpliremos con ella excepto bajo ciertas circunstancias que incluye cuando la divulgación es requerida por ley. 

Derecho a Solicitar Comunicaciones Alternas: Usted tiene el derecho a solicitar que nos comuniquemos con usted sobre asuntos médicos o información de facturación en una manera especial o lugar.  Si usted decide elegir comunicaciones alternas, usted lo puede hacer llenando el formulario “Solicitud para Comunicaciones Alternas” (en inglés Request for Alternative Communications) donde puede especificar cómo o dónde puede usted ser contactado.  No le preguntaremos sobre la razón de su petición pero le podemos pedir una aclaración sobre el particular.  Accederemos a su pedido siempre y cuando lo podamos hacer.

Derecho a Revisar y Copiar: Usted tiene el derecho a revisar y obtener una copia de su información de la salud que usamos para tomar decisiones sobre el cuidado médico que le aplicamos.  Generalmente, esta información incluye expediente médicos/recetas y de facturación.  Para revisar y obtener una copia de sus expedientes médicos usted debe de enviar su solicitud por escrito al Director de la Gerencia de Información de Salud (en inglés Director of Health Information Management) o su oficial de privacidad (en inglés Privacy Contact), usando el formulario “Autorización para Divulgar Información” (en inglés Authorization to Release Information”).  Es posible que se le cobre una cuota que incluye, pero no se limita,  al costo de las copias, elaboración, implementos necesarios y el envío por correo.  Podemos rechazar su solicitud de revisar o copiar sus expedientes en algunas circunstancias limitadas.  Si su petición es rechazada, le avisarán por escrito.  En algunos casos, usted puede solicitar una revisión de la negación.  Se le notificará por escrito el resultado de la solicitud de revisión y se cumplirá con la decisión final recaída sobre tal pedido.

Derecho a Corregir sus Expedientes:
Si usted cree que la información de salud que sobre usted registramos, es incorrecta o incompleta, puede pedir que ésta sea corregida o cambiada (siempre y cuando sea guardada por Olathe Health). Para solicitar una corrección, debe hacerlo por escrito, usando el formulario “Solicitud de Corrección del Expediente Pertinente” (en inglés “Request for Amendment of the Designated Record Set”), y enviarlo al Director de la Gerencia de Información de Salud (en inglés Director of Health Information Management) o a su oficial de privacidad (en inglés Privacy Contact) o al Director del AuBurn Pharmacy, como sea aplicable. Usted debe mencionar en detalle la razón que respalda su petición.  Nosotros podemos rechazar su solicitud si estos requisitos no son cumplidos.  Además, podemos rechazar su solicitud si usted nos pide que corrijamos información que:

  • No fue creada por el Olathe Health, a menos que la persona o entidad que creó la información ya no esté disponible para hacer la corrección;
  • No es parte de la información de salud guardada por o para el Olathe Health;
  • No es parte de la información que se le permitirá a usted revisar y copiar; o
  • Es correcta y completa.

Derecho a un Registro de las Divulgaciones: Usted tiene el derecho a solicitar un “registro de las divulgaciones”.  Esta es una lista que incluye divulgaciones de su Información de Salud Protegida (PHI) para propósitos otros de tratamiento, pago y de actividades de atención médica.  Para solicitar esta información, usted debe de llenar el formulario “Solicitud de Registro de las Divulgaciones” (en inglés Request for Accounting of Disclosures) y enviarla al oficial de privacidad (en inglés Privacy Contact).  Es posible que se le cobre por el costo de que ésta le sea proporcionada.  Una vez notificado del costo, usted puede retirar o modificar su solicitud antes que se incurra en alguno.

Derecho a Recibir Notificación por Violación de la seguridad de Información de Salud Protegida:
Usted tiene el derecho de ser notificado si determinamos que ha habido una violación de la seguridad de su Información de Salud Protegida.

Sus Derechos con respecto al Intercambio Electrónico de Información de Salud:
Olathe Health participa en la tecnología de información de salud electrónica (en inglés HIT).  Esta tecnología permite a un proveedor o a un plan de salud a presentar una sola solicitud a través de una organización de información de salud (en inglés HIO), para obtener registros electrónicos de un paciente específico de otros participantes que usan la tecnología de información de salud electrónica, para fines de tratamiento, pago u otras operaciones de cuidado de salud.  Las organizaciones de información de salud están obligadas a usar medidas de seguridad adecuadas para evitar usos o divulgaciones no autorizadas.

Usted tiene dos opciones con respecto a la tecnología de información de salud electrónica. Primero, usted puede permitir que las personas autorizadas tengan acceso a su información médica electrónica a través de una organización de información de salud.  Si elige esta opción, usted no tiene que hacer nada. Segundo, usted puede restringir el acceso a toda su información de salud a través de una organización de información de salud (excepto como requerido por la ley).  Si desea restringir el acceso, usted deberá presentar la información requerida ya sea en el Internet en http://www.KanHIT.org o completando y enviado por correo un formulario. Este formulario está disponible en http://www.KanHIT.org. Usted no puede restringir el acceso solamente a cierta información; su opción es permitir o restringir el acceso a toda su información.  Si tiene preguntas con respecto a la tecnología de información de salud electrónica u organizaciones de información de salud, favor de visitar http://www.KanHIT.org para información adicional.  Si usted recibe servicios de cuidado de salud en otro estado que no sea Kansas, pueden aplicarse reglas diferentes con respecto a las restricciones de acceso a la información electrónica de salud.  Por favor comunicarse directamente con su proveedor de salud fuera del estado con respecto a dichas normas.

Derecho a Recibir una Copia de este Aviso en Papel: Usted tiene el derecho a recibir una copia de este aviso en papel.  Puede, además, solicitarla en cualquier momento.  Asimismo, aunque usted haya aceptado recibir una copia por vía electrónica de este aviso, también tiene derecho a una copia en papel.  Para obtener una copia de este aviso en papel, usted puede llamar o escribir a  Chief Privacy Officer o visitar nuestro sitio en la Web: www.olathehealth.org.

Quejas

Nos comprometemos a proteger la privacidad y confidencialidad de su información personal de salud.  Si usted cree que se han violado sus derechos de privacidad, puede llamar a nuestro oficial de privacidad (en inglés Privacy Contact) al teléfono que aparece al final de este aviso o enviar una queja por escrito al Chief Privacy Officer, Olathe Medical Center, 20333 West 151st Street, Olathe, KS  66061.  Usted también puede enviar su queja a la Secretaria del Departamento de Salud y Servicios Humanos (en inglés Secretary of the U.S. Department of Health and Human Services).  A usted no se le penalizará por este reclamo.

Cambios En Este Aviso

Nos reservamos el derecho de cambiar o modificar este aviso.  Nos reservamos el derecho de hacer el aviso revisado o cambiado vigente para su información de salud que ya tenemos, así como cualquier otra información que recibamos en el futuro.  Copias del aviso vigente serán publicadas en nuestras instalaciones.  Usted encontrará la fecha de vigencia del aviso en la primera página.  Asimismo, usted puede solicitar una copia del aviso actualmente vigente.

Informaction De Contacto

Para información de cómo presentar su información por escrito o si usted tiene alguna pregunta sobre esta notificación o nuestras prácticas de privacidad, usted nos puede llamar al 913-791-3548 o a nuestra línea de llamada gratuita 1-855-340-4200.

 

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OHSI No. 1284.2